Bien démarrer avec Kitsu

Introduction

Kitsu est un outil de suivi de production conçu pour les studios travaillant dans la production 2D et 3D, les effets visuels, les jeux vidéo et les domaines connexes. Il est suffisamment flexible pour gérer aussi bien une publicité composée d'une seule image fixe qu'un long métrage de 3 heures.

Cette page vous guide à travers toutes les étapes nécessaires pour rendre un studio opérationnel dans Kitsu, dans l'ordre :

1. Paramètres généraux de Kitsu : configurez les paramètres communs à tout le studio, comme votre logo, vos horaires de travail et vos intégrations de messagerie
2. Flux de travail du studio : configurez les types de tâches, les statuts et les bibliothèques qui définissent la manière dont le travail progresse dans votre studio
3. Préparer votre équipe : invitez des utilisateurs, affectez-les à des départements et accordez des permissions
4. Créer une nouvelle production : consultez les guides de démarrage rapide pour différents types de productions (séries TV, longs métrages, courts métrages, jeux vidéo, etc.) et découvrez comment ajouter des coéquipiers à une production
5. Étapes suivantes : consultez les manuels spécifiques à chaque rôle pour intégrer vos superviseurs, producteurs, artistes, clients et développeurs

À la fin, vous disposerez d'un studio configuré, d'une équipe intégrée et d'une voie claire pour lancer votre première production.

1. Paramètres généraux de Kitsu

Commençons par personnaliser votre instance Kitsu afin qu'elle corresponde à la culture de votre studio.

Cliquez sur le bouton Menu principal en haut à gauche, puis, dans la section Administration, cliquez sur la page Paramètres :

La page répertorie les paramètres globaux qui affectent chaque production :

1. Cliquez sur le bouton Définir le logo du studio et sélectionnez une image pour remplacer le logo Kitsu
2. Modifiez le Nom du studio utilisé dans votre instance Kitsu
3. Indiquez le nombre d'heures de travail par jour pour la planification et les rapports

La section Préférences dépend de vos besoins :

1. Vous pouvez choisir d'utiliser les noms de fichiers d'origine pour les téléchargements plutôt que des noms générés automatiquement
2. Affichez par défaut les images en qualité HD si vous disposez d'une connexion Internet très rapide
3. Vous pouvez également empêcher les artistes de modifier les feuilles de temps datant de plus d'une semaine
4. Affichez les durées en heures plutôt qu'en jours si la durée des journées de travail varie
5. Activez par défaut le thème sombre ou clair

Enfin, vous trouverez également une section consacrée à différentes intégrations de messagerie. Consultez les pages Intégration de messagerie de la documentation destinée aux développeurs pour plus d'informations sur leur configuration.

WARNING

N'oubliez pas de Enregistrer les paramètres une fois que vous avez terminé.

2. Flux de travail du studio

Nous devons ensuite définir la manière dont le travail progresse dans votre studio.

Comprendre les flux de travail du studio

Définition

Flux de travail : coordination structurée des tâches constituant les processus opérationnels au sein d'une production. Par exemple, dans une production CGI, un élément passe par une série de tâches telles que la modélisation, le rigging et le shading.

Le flux de travail de votre production est constitué de l'ensemble de vos types de tâches et de vos statuts de tâches.

Définition

Type de tâche : catégorie de processus, comme la modélisation ou le shading

Définition

Entité : objet individuel, par exemple un élément ou un plan

Définition

Tâche : action ou activité spécifique qui doit être effectuée. Les tâches sont liées à des entités et classées par type de tâche. Chaque tâche est ensuite attribuée à un artiste.

Une fois le flux de travail de vos tâches défini, l'étape suivante consiste à établir un flux de validation : définissez tous les statuts de tâches utilisés pour communiquer au sein de l'équipe. Les statuts de tâches permettent de suivre l'avancement de votre production.

Définition

Statut de tâche : étape ou condition spécifique par laquelle une tâche doit passer dans le cadre du flux de révision et de validation. Exemples : Prêt à commencer, En cours, En attente de validation, À reprendre, Terminé.

Tout comme vous pouvez définir un flux de travail pour les éléments (par exemple : Modélisation, Shading, Rigging), vous pouvez définir un flux de travail pour les plans, les séquences, etc.

Une bibliothèque est une collection d'éléments de production réutilisables qui composent les flux de travail : départements, types de tâches, statuts de tâches et types d'éléments, que vous configurez une fois avant de les appliquer à vos projets, plutôt que de les recréer à chaque fois.

Bibliothèque globale et bibliothèque de production

Kitsu propose deux types de bibliothèques :

Bibliothèque	Accès	Objectif
Bibliothèque globale	Gestionnaire du studio uniquement	Source commune au studio pour les départements, les types de tâches, les statuts de tâches, les types d'éléments et les automatisations de statuts
Bibliothèque de production	Par production	Alimentée en sélectionnant des éléments dans la bibliothèque globale

Cette séparation permet à chaque production de disposer de son propre flux de travail si nécessaire.

Commençons par configurer la bibliothèque globale :

1. Configuration des départements

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Pour gérer vos départements, sélectionnez la page Département dans la section Administration du menu de navigation principal.

Vous accéderez à la liste des départements disponibles :

Création de départements

La définition des départements de votre studio constitue généralement la première étape de la configuration, car plusieurs objets, tels que les personnes et les types de tâches, sont associés à un département.

TIP

Par défaut, Kitsu fournit quelques départements d’exemple pour vous aider à démarrer.

Si vous devez créer d’autres départements, vous pouvez cliquer sur le bouton Ajouter un département.

Lors de l’ajout d’un département, vous devez définir :

• Le nom du département
• Une couleur (elle sera affichée sous la forme d’un petit cercle à côté d’une colonne de type de tâche ou d’une colonne personnalisée)

Cliquez sur Confirmer pour enregistrer vos modifications.

Une fois la création du département terminée, votre page devrait ressembler à ceci. Chaque département possède un nom unique et une couleur correspondante :

Open Full Page ↗

2. Configuration des types de tâches

Commençons par créer tous les types de tâches nécessaires pour gérer et suivre notre production.

Dans le menu principal, sélectionnez la page Types de tâches dans la section Administration :

TIP

Par défaut, Kitsu fournit quelques types de tâches d'exemple qui peuvent être utilisés pour une production CGI. Vous pouvez renommer ou supprimer ceux qui ne sont pas pertinents pour votre production.

Vous remarquerez que ces types de tâches sont déjà liés à un département.

Vous pouvez cliquer sur le bouton Ajouter un type de tâche dans le coin supérieur droit pour créer un nouveau type de tâche.

Vous devrez ensuite fournir certaines informations sur votre type de tâche, notamment :

• Le nom du type de tâche. Vous devez en utiliser un différent pour chaque type de tâche, même si les entités sont différentes.
• Le nom court apparaît dans les tableaux de bord comme une version concise du nom.
• Si les membres de l'équipe doivent enregistrer le temps consacré aux tâches de ce type.
• L'entité pour laquelle il sera utilisé.
• Le département auquel il doit être lié.
• La couleur (elle sera utilisée comme couleur d'arrière-plan sur la page principale du tableur).

Vous remarquerez que les départements sont disponibles comme option pour associer les types de tâches. Associer un département à un type de tâche spécifique aide votre équipe à rester organisée.

INFO

À propos de la création de départements

Cliquez sur Confirmer pour enregistrer vos modifications.

WARNING

Les types de tâches nouvellement créés apparaîtront en bas de la liste.

Pour modifier l'ordre, cliquez simplement sur le type de tâche et faites-le glisser jusqu'à la position appropriée dans la liste.

Félicitations, votre type de tâche a maintenant été créé dans votre bibliothèque globale !

WARNING

Une fois votre production créée, vous devez ajouter les types de tâches Séquence, Épisode et Montage à votre bibliothèque de production.

TIP

À tout moment au cours de la production, vous pouvez revenir dans cette section pour créer des types de tâches supplémentaires si nécessaire et les ajouter à votre flux de travail.

3. Configuration des statuts de tâches

Dans le menu principal, sélectionnez la page Statut de tâche dans la section Administration :

TIP

Par défaut, Kitsu fournit déjà quelques exemples de statuts.

Vous accéderez à la page Statut de tâche :

Créer un statut de tâche

Créons les statuts que nous avons l'intention d'utiliser pendant notre flux de validation.

Par exemple :

Statut	Icône	Description
Ready		Indique que les artistes disposent de tout ce dont ils ont besoin pour commencer à travailler et qu'ils ne doivent pas commencer leurs tâches avant d'avoir atteint ce statut.
WIP		Utilisé par les artistes pour informer leur équipe qu'ils travaillent activement sur la tâche, indiquant qu'il n'est pas nécessaire de l'attribuer à quelqu'un d'autre.
WFA		Utilisé par les artistes pour informer leurs superviseurs qu'ils ont terminé leur travail et attendent une révision. Les superviseurs peuvent également utiliser un statut similaire pour informer les directeurs que le travail est prêt à être révisé.
Done		Indique que tout le travail a été terminé et approuvé. Cela signifie que la tâche actuelle est terminée et que l'étape suivante du processus peut commencer.
Retake		Indique qu'un commentaire a été ajouté, invitant les artistes à continuer à travailler sur leur tâche et à publier une nouvelle version jusqu'à validation.

Ces statuts sont simplement des exemples de ce qui est possible dans Kitsu ! Vous êtes libre de créer les vôtres selon vos besoins.

Pour ce faire, depuis la page principale, cliquez sur le bouton Ajouter un statut de tâche dans le coin supérieur droit.

Vous devrez ensuite définir certains détails concernant votre statut de tâche, notamment :

• NOM est le nom explicite du statut qui sera affiché lorsque vous passerez la souris dessus
• NOM COURT est ce qui sera affiché dans les tableaux de bord Kitsu
• Choisissez la couleur d'arrière-plan que vous préférez pour ce statut

Vous pouvez également sélectionner plusieurs indicateurs :

Indicateur	Signification
PAR DÉFAUT	Le premier statut que Kitsu affiche par défaut pour toutes les tâches. Un seul statut peut être défini comme statut par défaut.
TERMINÉ	Marque le statut comme validant une tâche : utile pour la gestion des quotas, l'organisation de la liste de tâches et la mise à jour des statistiques des épisodes.
A UNE VALEUR DE REPRISE	Marque le statut comme étant utilisé pour commenter une tâche : utile pour suivre les échanges concernant le type de tâche et la page des statistiques de l'épisode.
AUTORISÉ POUR L'ARTISTE	Contrôle si les artistes peuvent attribuer ce statut aux tâches. Si la valeur est Non, les artistes ne le verront pas dans leur liste de statuts disponibles, mais ils pourront toujours le commenter.
AUTORISÉ POUR LE CLIENT	Contrôle si les clients peuvent utiliser ce statut. Si la valeur est Non, les clients ne le verront pas dans leur liste de statuts disponibles.
DEMANDE DE RETOUR	Marque le statut comme étant utilisé pour demander une révision : utile pour suivre les quotas sans feuille de temps, il apparaît dans l'onglet En attente de la liste de tâches et regroupe ces statuts sur la page Ma vérification. Kitsu demandera une publication d'aperçu chaque fois que ce statut sera utilisé.

Cliquez sur Confirmer pour enregistrer vos modifications.

Votre statut est maintenant créé dans votre bibliothèque globale et sera disponible pour être utilisé dans votre production.

TIP

À tout moment au cours de la production, vous pouvez revenir ici et créer d'autres statuts de tâche si nécessaire, puis les ajouter à votre production.

WARNING

Vous remarquerez que quelques statuts de tâche sont répertoriés dans la catégorie Statut de concept. Ceux-ci sont utilisés par le système et, bien que vous puissiez les modifier ici, vous ne pouvez pas en créer de nouveaux.

4. Configuration des types d'éléments

Tout comme les plans peuvent être organisés par séquence, un asset peut être organisé par type d’asset. Imaginez qu’il s’agisse d’utiliser des dossiers pour organiser tous vos assets par catégorie.

Dans le menu principal, sélectionnez la page Types d’assets dans la section Administration.

TIP

Par défaut, Kitsu fournit quelques exemples de types d’assets qui peuvent être utilisés pour une production en images de synthèse.

Pour créer un nouveau type d’asset, cliquez sur le bouton Ajouter des types d’assets dans le coin supérieur droit.

Vous devrez ensuite fournir certaines informations sur votre type d’asset, notamment :

• Le nom du type d’asset
• Un workflow pour le type d’asset spécifique

Les différents types d’assets auront des workflows distincts. Par exemple, vous pouvez avoir moins de tâches pour un environnement que pour un personnage, car les assets d’environnement ne nécessitent généralement pas de tâches de rigging.

Lorsque vous créez ou modifiez un type d’asset, vous pouvez ajouter un type de tâche spécifique ; si vous ne sélectionnez pas de workflow spécifique pour ce type d’asset, votre workflow d’assets de production sera appliqué.

Cependant, si vous choisissez des types de tâches spécifiques pour ce type d’asset, seuls ceux-ci seront appliqués à la production.

Cliquez sur Confirmer pour enregistrer vos modifications.

Votre nouveau type d’asset est maintenant créé dans votre bibliothèque globale. Il sera disponible lorsque vous créerez votre production.

TIP

À tout moment au cours de la production, vous pouvez revenir dans cette section pour créer d’autres types d’assets si nécessaire et les ajouter à votre workflow.

5. Configuration de l'automatisation des statuts

Une Automatisation de statut définit des règles ou des conditions qui déclenchent automatiquement des changements de statut des tâches en fonction de critères prédéfinis. Vous pouvez configurer une Automatisation de statut pour les tâches d’assets et de plans.

Pour les assets, vous pouvez établir des Automatisations de statut entre les tâches. Par exemple, lorsque le statut de la tâche de conception est défini sur done, le statut de la tâche de modélisation en aval est automatiquement changé en ready.

Vous pouvez également créer des Automatisations de statut qui mettent à jour le Statut de l’asset en fonction des statuts des tâches. Par exemple, lorsque la tâche de conception est définie sur done, le statut de l’asset associé est défini sur layout.

TIP

Vous pouvez également demander à Kitsu de copier la dernière prévisualisation avec l’automatisation.

Accédez au menu principal et sélectionnez Automatisations :

Depuis cette page, vous pouvez créer des Automatisations de statut en cliquant sur le bouton + Ajouter une automatisation de statut :

Vous avez la possibilité de créer une Automatisation de statut pour un asset ou un plan.

Ensuite, vous pouvez sélectionner le type de tâche et le statut qui déclencheront l’automatisation.

Vous pouvez spécifier quel Type de tâche répondra à l’automatisation et sélectionner le Statut qui sera modifié.

Vous devez remplacer le déclencheur « Statut » par Prêt pour afin d’initier le changement du statut Prêt pour.

Vous remarquerez que le Type de tâche appliqué affiche désormais Type de tâche de plan.

Pour créer une Automatisation de statut pour les plans, vous devez modifier le Type d’entité en plans.

Votre nouvelle Automatisation de statut est maintenant créée dans votre Bibliothèque globale.

WARNING

Vous devez ajouter les automatisations de statut à votre Bibliothèque de production une fois votre production créée.

TIP

À tout moment pendant la production, vous pouvez revenir ici et créer davantage d’Automatisations de statut si nécessaire, puis les ajouter à votre production.

Lorsque vous créerez votre première production, vous alimenterez la Bibliothèque de production avec les éléments de la Bibliothèque globale.

3. Préparer votre équipe

Maintenant que vous avez défini les flux de travail de votre studio, il est temps d'organiser votre équipe afin de pouvoir attribuer les tâches aux personnes appropriées.

Nous allons apprendre à inviter des utilisateurs dans Kitsu, à les associer à des départements et à leur accorder des permissions :

Ajouter et inviter des utilisateurs

Pour attribuer des tâches à des personnes, vous devez d'abord créer un compte pour elles dans Kitsu.

Allez dans le Menu de navigation principal et choisissez la page Personnes dans la section STUDIO.

Vous arrivez sur la page Personnes. C'est ici que vous pouvez gérer les équipes :

Cliquez ensuite sur le bouton Ajouter un nouvel utilisateur dans le coin supérieur droit pour ouvrir la fenêtre de création :

Vous serez ensuite invité à saisir les informations suivantes (veuillez noter que certains champs sont obligatoires pour créer l'utilisateur) :

• 1. Prénom (OBLIGATOIRE)
• 2. Nom
• 3. E-mail (OBLIGATOIRE)
• 4. Numéro de téléphone

Important !

Une adresse e-mail est obligatoire et doit être unique pour créer un compte.

• 5. Vous pouvez spécifier un ou plusieurs Départements auxquels associer un utilisateur.

L'affectation à un département aura également une incidence sur ce qui s'affiche sur la page Mes vérifications, qui n'affichera que les tâches liées à votre département.

Enfin, la page de feuille de temps sera également filtrée afin de n'afficher que les tâches de votre département.

Une fois qu'un utilisateur est associé à un département, différentes options deviennent disponibles pour lui. Par exemple, il bénéficie d'un accès direct à la vue de son département sur la page d'accueil globale.

Le responsable du département pourra commenter toutes les tâches de son département et attribuer des tâches uniquement aux personnes appartenant au(x) même(s) département(s).

• 6. Rôle : c'est ici que vous définirez le rôle d'autorisation de l'utilisateur. Consultez la documentation sur les rôles d'autorisation des utilisateurs pour en savoir plus sur les différents rôles.
• 7. Actif

Cette section vous permet de choisir d'activer immédiatement les utilisateurs. Si l'utilisateur a besoin d'un accès immédiat à Kitsu, définissez cette option sur oui. Cependant, il peut arriver que vous souhaitiez créer un utilisateur sans être encore prêt à lui donner accès à Kitsu (par exemple, si vous souhaitez planifier des tâches pour un artiste qui doit commencer à travailler dans deux semaines). Dans ce cas, vous pouvez créer et planifier l'utilisateur, puis simplement l'activer lorsqu'il commencera.

Important !

Chaque utilisateur doit disposer d'un compte individuel pour se connecter à Kitsu.

Lors de la création de notre première production, nous verrons ensuite comment ajouter des coéquipiers à une équipe de production afin qu'ils puissent commencer à travailler sur les tâches.

4. Créer une nouvelle production

Maintenant que vous avez conçu votre flux de travail global et invité d'autres personnes, il est temps de créer votre production :

• Démarrage rapide pour les séries TV
• Démarrage rapide pour les longs métrages
• Démarrage rapide pour les courts métrages
• Démarrage rapide pour les jeux vidéo
• Démarrage rapide pour les productions composées uniquement de plans
• Démarrage rapide pour les productions composées uniquement d'éléments

La dernière étape de configuration consiste à ajouter les coéquipiers du studio à la production :

Ajouter des utilisateurs à une équipe de production

Une fois votre production créée, vous devez ajouter des utilisateurs à l'équipe de la production afin de leur permettre d'y accéder.

Faire partie d'une équipe permet également de vous attribuer des tâches.

TIP

Il n'est pas nécessaire d'ajouter le rôle de Responsable du studio à une équipe pour lui donner une autorisation de lecture (puisque ce rôle y aura de toute façon accès). Cependant, si vous souhaitez lui attribuer des tâches, vous devrez l'ajouter à l'équipe.

Pour ajouter des utilisateurs à une équipe, dans votre projet, utilisez le menu déroulant navigation en haut de la page et sélectionnez la page ÉQUIPE.

Sur la page Équipe, vous pouvez voir tous les utilisateurs qui ont été affectés à ce projet. Si vous venez de créer un tout nouveau projet, cette page sera vide. Vous pouvez également passer rapidement à la page de l'équipe d'un autre projet en sélectionnant le nom du projet dans le menu déroulant en haut de la page.

WARNING

Les autorisations et les départements sont définis au niveau du studio. Vous ne pouvez pas les modifier au niveau de la production.

5. Étapes suivantes

• À propos des rôles d'équipe - Présentation des différents rôles d'équipe et des permissions correspondantes disponibles dans Kitsu.
• Kitsu pour les superviseurs - Liste des principaux flux de travail pour les superviseurs.
• Kitsu pour les producteurs - Liste des principaux flux de travail pour les producteurs.
• Kitsu pour les artistes - Liste des principaux flux de travail pour les artistes.
• Kitsu pour les clients - Liste des principaux flux de travail pour les clients.
• Kitsu pour les développeurs - Liste des ressources pour les développeurs.